A intranet é um portal da empresa com acesso exclusivo para seus colaboradores, parceiros ou fornecedores.

A intranet é uma ferramenta que auxilia as comunicações da empresa, facilitando o acesso às informações, a agilidade na transmissão de conteúdos e permitindo o compartilhamento dos conteúdos e arquivos. E o melhor: todos esses benefícios têm baixo custo.

Uma intranet não fica limitada à estrutura física da empresa, ou seja, uma empresa que tem várias filiais pode usar a intranet em todas elas, independente da sua localização geográfica, por isso o compartilhamento de informações é tão eficaz e o custo-benefício tão compensador.

Os conteúdos de uma intranet podem ser atualizados pela própria empresa ou por uma terceirizada, isso depende das configurações escolhidas para a elaboração da intranet e também da disponibilidade da empresa.

Entre os vários benefícios de uma intranet está a centralização das informações de uma corporação em apenas um local. Com uma intranet a empresa pode disseminar informações de forma rápida, além de facilitar a gestão e integrar a equipe de trabalho.

• Uma intranet permite o compartilhamento de conhecimento e arquivos;
• Uma intranet centraliza as informações de uma organização num único local;
• Uma intranet integra todos os membros de uma organização, não importando sua localização geográfica;
• Uma intranet tem baixo custo de implementação com boa relação custo-benefício;
• Uma intranet é a ferramenta ideal para a rápida disseminação de informações;

Na prática existe pouca diferença entre uma intranet e uma extranet, tanto que a maioria das empresas trata as duas coisas como sinônimos. Se você quiser simplificar seu entendimento, pode pensar assim que não estará errado.

Uma intranet é focada nos colaboradores (funcionários), ou seja, no público interno de uma empresa que está num mesmo local físico e, por isso, acessam a intranet dentro da empresa, diretamente nos seus servidores.

Já a extranet é orientada a vendedores, parceiros, fornecedores, distribuidores, representantes comerciais e filiais que, normalmente, estão espalhados por diferentes locais geográficos, distantes da matriz, que acessam remotamente.

Aqui nessa lista de perguntas e respostas, tudo que trataremos referente à intranet também serve para extranets e vice-versa.

Normalmente o acesso é restrito por usuário e senha. Também pode se restringir por número IP, local físico ou outras chaves. Caso o usuário acesse a intranet dentro da empresa, sua entrada pode ser autenticada pelo usuário de sua workstation que faz parte da rede da empresa.

Podem existir diferentes níveis de acesso à intranet, respeitando a hierarquia do organograma. Por isso, é muito importante projetar corretamente os perfis de usuário e níveis de acesso para cada informação disponibilizada, definindo a estrutura do cadastro de usuários.

A política de acesso deve ter uma preocupação constante com a segurança e com a eliminação de vulnerabilidades, uma vez que a intranet trará informações estratégicas e confidenciais da empresa que não podem cair em mãos erradas. As empresas sérias que desenvolvem soluções para intranets poderão dar mais detalhes a respeito desse importante tópico.

Uma intranet pode ser alimentada de 2 maneiras:

• Por colaboradores da empresa que compõe uma força-tarefa multidisciplinar para atualização de conteúdos e arquivos. Isso é possível graças a um sistema administrativo de conteúdo, que garante autonomia para que os colaboradores consigam incluir, excluir e editar as informações publicadas na intranet.
• Muitas empresas desenvolvedoras de intranet também oferecem o serviço de manutenção de conteúdo, que é realizado dentro de um planejamento de pautas da mesma forma que ocorre em serviços de assessoria de imprensa e criação de newsletters.

Pelo que pode ser percebido em intranets implantadas que foram bem sucedidas, o modelo ideal é uma mistura das duas maneiras descritas acima, onde é necessário analisar a frequência de atualização de cada conteúdo verificando qual cobertura do sistema administrativo gerenciará os conteúdos e o custo-benefício de atualizações que podem ser terceirizadas.

Sim. Todo tipo de integração é possível quando a empresa que você contratou para a implantação da sua intranet é especializada e possui amplo know-how da solução desenvolvida. Você poderá integrar sua intranet com seu website, com outras soluções web, ou até mesmo com sistemas de gestão, recursos humanos, produção e relacionamento ou pós-venda (CRM).

Atualmente, a evolução tecnológica permite que se conecte bases de dados de diferentes plataformas e sistemas. Obviamente, é necessário analisar a viabilidade econômica desses projetos, pois cada integração irá consumir horas de trabalho de profissionais especializados.

Endomarketing é um conjunto de ações focadas no público interno de uma empresa e que tem como objetivo fazer os seus colaboradores saberem da importância do lugar onde trabalham e da sua importância dentro da empresa, além de conscientizar esses colaboradores e também a chefia sobre a importância da excelência do atendimento. Essas ações de endomarketing podem ser realizadas através de treinamentos, campanhas, concursos e muito mais.

O importante é fazer com que o colaborador se sinta feliz na empresa e também que ele tenha a consciência de que a empresa na qual trabalha fornece produtos de excelência para que ele saiba passar isso ao cliente. É uma forma também de “vender” o que a empresa faz primeiro para o seu público interno para que eles possam vender para o externo.

O endomarketing é um elemento indispensável para o sucesso de qualquer empresa e é de extrema importância para o seu crescimento. Para isso, ferramentas como intranets e extranets são fundamentais.

As ferramentas intranets e extranets são grandes aliadas das ações de endomarketing, pois são formas de integração de colaboradores eficientes para divulgação e centralização de informações.

Não existem duas intranets iguais, na medida em que ela deve ser personalizada para a exata necessidade da empresa, dentro de seus objetivos de endomarketing e adequada à sua realidade. Dentre recursos e conteúdos que são comuns a muitas empresas, podemos citar alguns que podem se encaixar à sua necessidade.

• Calendário e agenda para eventos, treinamentos e tudo mais
• Mural de informações e destaques
• Biblioteca de arquivos para download
• Lista de aniversariantes do dia, semana ou mês
• Agenda telefônica com busca de ramais ou e-mails
• Pesquisas e enquetes
• Divulgação de plantões, folgas e férias
• Alinhamento de promoções, produtos, ações de marketing e comerciais
• Organogramas, normas e procedimentos
• Mensagem da diretoria
• Informações específicas de cada departamento
• Newsletter e clipping de notícias
• Inteligência de mercado
• Indicadores de gestão
• Programas de capacitação e treinamento
• Campanhas e concursos internos
• Programas de incentivo a vendas
• Formulários e solicitações
• Recrutamento e seleção
• Dicas de saúde e bem-estar

Apesar de encontrar muitas definições diferentes, no nosso entendimento o portal corporativo é um sinônimo de intranet ou extranet. Todos eles são focados na gestão do conhecimento que circula dentro da empresa.

A intranet é indicada para empresas de todos os ramos de atividade, já que é elaborada de forma personalizada, para atender as necessidades de uma determinada corporação. Qualquer empresa pode ser bastante beneficiada com uma intranet. Porém, se a empresa tem pelo menos uma das características abaixo, ela deve ter uma intranet obrigatoriamente:

• Mais que 50 funcionários
• Colaboradores espalhados em diferentes localidades

O preço de uma intranet pode variar bastante, a partir de R$ 15 mil até centenas de milhares de reais, dependendo da complexidade e do grau de personalização exigidos. A mensalidade para suporte e manutenção normalmente é bem acessível.

O investimento inicial tem retorno a médio e longo prazo através da economia com viagens, convenções e reuniões presenciais, impressão e distribuição de materiais, arquivamento físico de documentos, estrutura de TI para suportar o fluxo crescente da troca de e-mails. Isso tudo sem contar os inúmeros benefícios intangíveis que já foram descritos nos tópicos anteriores.

Da mesma forma que o custo, o prazo também pode variar muito dependendo da complexidade e da personalização solicitada. Normalmente um tempo razoável para projetos médios varia de 3 a 6 meses. Projetos grandes podem demorar até 12 meses, e aqueles mais simples de 1 a 3 meses.

As intranets são implantadas sobre plataformas de desenvolvimento web-based. As mais antigas utilizam linguagem script PHP ou ASP, entre outras. As mais modernas são feitas na tecnologia orientada a objetos do .NET ou JAVA.

Muitas empresas ainda se aproveitam de plataformas Open Source, customizando soluções de código aberto para as empresas. Outras fazem o mesmo utilizando Share Point e outras ferramentas proprietárias. Uma boa parte possui frameworks próprios, que foram desenvolvidos e aperfeiçoados ao longo de anos.

Independente da plataforma escolhida, existem alguns pontos aos quais você deve ficar atento:

• Flexibilidade para mudanças;
• Agilidade no desenvolvimento;
• Facilidade de manutenção;
• Baixo tempo de resposta para suporte;
• Confiabilidade da aplicação;
• Segurança dos dados;
• Ótimo desempenho.

A Base de Dados é outro item importante. Normalmente a escolha preferida das melhores aplicações em internet é para o Ms SQL Server 2005 / 2008 ou Oracle.

A implantação pode ser feita dentro do ambiente tecnológico da empresa, ou pode ser terceirizado em um fornecedor de hospedagem especializado, dentro de um servidor dedicado.

A equipe que irá executar o projeto não deve ter apenas programadores ou analistas de sistemas e bases de dados. Além de profissionais altamente capacitados nessas áreas, também precisa incluir analista de suporte, designers, diretor de arte, redator, revisor, atendimento e gerente de conta. Só assim a intranet será pensada como um projeto de marketing, e não apenas como uma ferramenta tecnológica.

Primeiro é preciso identificar o porquê da intranet não funcionar bem. Será que o conteúdo é relevante? Será que ela é de fácil navegação? Será que a plataforma escolhida foi a ideal? Será que ela é bonita e atrativa?

Há vários motivos para explicar a falta de acessos à intranet. Pode ser que o conteúdo disponível não seja relevante para os usuários. Pode ser também que a intranet não tenha sido muito bem divulgada e os colaboradores nem saibam a função dela na empresa, ou até mesmo nem saibam como acessá-la.

Um outro motivo muito importante para explicar a falta de acessos a uma intranet é falta de interatividade com os usuários. Para que uma intranet funcione com sucesso em uma empresa é preciso que haja bastante interação com seus funcionários, que eles consigam se ver como parte integrante da intranet da empresa. Seu conteúdo deve ser atualizado com frequência.

Existe um ditado que diz: “o que não se mede, não se gerencia”. Portanto, o primeiro passo é assegurar que sua intranet disponibilize relatórios suficientes para que você consiga avaliar para qual direção está indo, com informações que vão desde os acessos diários, até as áreas mais acessadas ou períodos de maior tráfego.

Outra dica importante é pensar em uma ação de marketing para o lançamento da intranet junto ao seu público-alvo. Um lançamento bem pensado e bem executado irá influenciar grande parte do potencial de sucesso da sua intranet.

Um ponto importante a ser observado também é que não basta que a ferramenta de intranet funcione. Ela deve ser atrativa, com um layout bonito e uma estrutura de navegação bem projetada, que garanta o rápido entendimento dos caminhos que levam até os conteúdos de interesse.

Sem dúvida alguma o item mais importante para o sucesso de uma intranet é o engajamento de key users de diferentes departamentos da empresa, que irão pensar estrategicamente na ferramenta para torná-la fundamental para o dia a dia da empresa.

Uma intranet deve ser tratada como um projeto estratégico da empresa com uma visão de resultados a médio e longo prazos. Para isso, a continuidade e a dedicação no dia a dia são fundamentais.

É altamente recomendável que se contrate um fornecedor especializado para desenvolver sua intranet. Em curto prazo (1 a 6 meses) um desenvolvimento terceirizado trará mais custos que algo caseiro, porém em médio e longo prazos (6 meses em diante) os benefícios superam amplamente uma solução in house, sem contar as vantagens em se obter o know-how especializado de uma equipe de profissionais experiente.

Para encontrar um bom fornecedor, pesquise bastante e conheça outras soluções que ele já implantou recentemente. Porém, a contratação de qualquer fornecedor não exclui a necessidade da participação dedicada de uma equipe multidepartamental da sua empresa no projeto, incluindo especialmente as áreas de tecnologia, marketing/comercial e recursos humanos.

Treinamento online são aqueles feitos através da internet, podendo ser em formato de texto, áudio, vídeo ou mesmo entre essas combinações. Esses treinamentos podem ser também ao vivo ou não, feito de acordo com o tempo da pessoa que irá realizá-lo.

Treinamentos online têm tudo a ver com intranets e extranets, pois são ferramentas que podem ficar disponíveis, sendo melhor aproveitadas.

Esse tipo de treinamento tem baixo custo e flexibilidade, pois o usuário pode fazê-lo no seu tempo.

Os treinamentos online são realizados pela internet, seja através de uma intranet, extranet ou mesmo de um website. Já os treinamentos à distância podem ser feitos pela internet, mas também através de videoconferências ou outro recurso com o qual a pessoa que está sendo treinada não precise comparecer ao local do treinamento para realizá-lo.

Nada impede que um treinamento online também seja feito à distância, mas não necessariamente isso acontece. A mesma coisa acontece com o curso à distância, que também pode ser online ou não.